Làm thế nào để gửi bản tin email nội bộ cho doanh nghiệp bạn tốt hơn? P2

Để làm cho các bản tin hấp dẫn, nên khuyến khích sử dụng các cuộc đàm thoại, hoặc giọng văn ngẫu hứng. Nó không nhất thiết phải là các văn bản quá trang trọng. Tuy nhiên không phải công ty nào cũng có phòng PR phụ trách viết các bản tin email nội bộ, do đó bạn có thể sẽ mất nhiều thời gian để viết nó thú vị và hấp dẫn.

Hơn nữa, để tạo ra các bản tin hấp dẫn, bạn nên xem xét việc sử dụng sự sáng tạo hoặc hài hước trong cách trình bày. Khi báo cáo về một sự kiện công ty vừa tổ chức, thay vì cung cấp các chi tiết ở dạng tin tức, hãy thử thêm một số ý kiến hài hước cùng với những bức ảnh được chụp tự nhiên vào đó.

Nếu một bộ phận hoặc một dự án nào đó đạt được thành tích đáng khen ngợi, các bản tin có thể được sử dụng để thông báo chúng, làm cho các nhân viên khác biết về những gì họ đã hoàn thành, từ đó truyền cảm hứng làm việc cho các nhân viên khác.

Cố gắng sử dụng hình ảnh minh họa thích hợp. Khi đọc một cái gì đó gồm một đoạn dài toàn chữ đen nền trắng, nó sẽ khiến bạn không muốn đọc tiếp. Nếu đọc một cái gì đó với các bức ảnh hoặc hình minh họa được chèn vào, bạn sẽ có hứng thú đọc hơn. Sử dụng hình ảnh trong bài viết tốt hơn 100% so với một bài viết không có hình ảnh. Hình ảnh minh họa cực kì cần thiết khi viết về các sự thật nhàm chán hoặc các thông tin cập nhật từ công ty.

Tuân thủ theo khuân phép. Sáng tạo và đôi chút hài hước làm cho bản tin tốt hơn. Nhưng điều quan trọng là luôn phải tuân thủ đúng khuân phép. Đây là điều đương nhiên được thực hiện trong tất cả các tổ chức truyền thông. Ví dụ, khi thông báo về việc sa thải hoặc hiệu suất làm việc kém, chắc chắn không thể sử dụng yếu tố hài hước bởi đây không phải sự kiện vui vẻ gì. Không thể lấy nỗi buồn của người khác để làm niềm vui cho một vài nhân viên chỉ vì muốn tạo ra được một bản tin hấp dẫn.

Tiếp tục cải thiện. Thử nghiệm A hoặc B là một hình thức làm thực nghiệm giúp xác định các tweak để có thể nâng cao kết quả của một dự án hoặc chiến dịch. Bạn có thể xem xét việc kiểm tra các bản tin email. Khi làm các bản tin email nội bộ, hãy suy nghĩ về các dòng tiêu đề và thể loại của chủ đề. Tất nhiên, những thay đổi hoặc các tweak đó đều có các KPI hoặc các số liệu thống kê nhất định, nó sẽ được sử dụng để tạo ra các bản tin thành công. Bên cạnh những con số, các thông tin phản hồi về chất lượng cũng rất quan trọng. Bạn có thể phỏng vấn từng đồng nghiệp, hoặc yêu cầu họ trả lời thông qua bảng câu hỏi.

Đề nghị nội dung của các bản tin email nội bộ

Bản tin có thể có cả 2 loại: nội dung liên quan đến doanh nghiệp và nội dung không liên quan đến doanh nghiệp. Hai loại nội dung này cần được xử lý khác nhau. Điều quan trọng là phải luôn phải làm nó thú vị và hấp dẫn.

Sau đây là những chủ đề điển hình bạn có thể thực hiện với các nội dung liên quan đến doanh nghiệp:

• Cập nhật thông tin và sự phát triển về sản phẩm, dịch vụ
• Những đổi mới liên quan đến kinh doanh hoặc lĩnh vực công ty đang tham gia
• Thay đổi trong ban lãnh đạo và nhân viên công ty
• Cập nhật thông tin về đối thủ cạnh tranh
• Tin tức về các sáng kiến sẽ được công ty triển khai
• Chi tiết bản kế hoạch có lợi nhuận và các chương trình chăm sóc sức khỏe trong công ty
• Các khảo sát trong nội bộ công ty và trong lĩnh vực công ty đang kinh doanh
• Các chi tiết về vị trí tuyển dụng hoặc cơ hội đào tạo
• Cập nhật nguồn nhân lực (đặc biệt là những người liên quan đến IT và HR)
• Thông điệp từ CEO hoặc chủ tịch

Các tin xấu ảnh hưởng đến công ty hoặc nhân viên cũng cần được xem xét. Các tin tức này không khiến người đọc thấy thú vị nhưng đó là những thông tin quan trọng, và tất cả mọi người trong công ty đều nên biết.

Nguồn cảm hứng cho nội dung đối với các chủ đề không liên quan đến doanh nghiệp là:

• Các cuộc thi trong công ty hoặc các cuộc thi có các thành viên trong công ty tham dự
• Tin tức về các sự kiện xã hội hoặc các hoạt động cộng đồng
• Cập nhật các khoản phụ cấp hoặc các chương trình khuyến mãi (không nhất thiết phải được cung cấp bởi công ty)
• Các bài báo về lễ kỉ niệm công ty
• Các câu chuyện cười và thú vị, các bài tiểu luận…
• Các bức thư gửi đến biên tập viên hoặc các bài báo do nhân viên đóng góp

Thỉnh thoảng cũng có thể viết lại các bài đăng được lan truyền rộng trên mạng xã hội. Một số tổ chức cho phép đăng các tin tưng hỏa mù hoặc các tin đồn trong các bản tin, nhưng tốt hơn là bạn nên tránh chúng. Những tổ chức đó có xu hướng tạo ra tình trạng căng thẳng. Phải cần rất nhiều kinh nghiệm và chuyên môn để cân bằng việc tạo ra một bản tin thú vị hay gây khó chịu.

Các bản tin có thể đăng nội dung theo định kì. Nhiều độc giả thích cảm giác quen thuộc đó. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải luôn làm tươi mới các bản tin của bạn. Nếu tin tức được công bố thường xuyên, họ có thể sử dụng nội dung đã được đăng tải ở một nơi nào đó. Nhưng sẽ tốt hơn nếu để link liên kết bài viết của công ty hoặc nhân viên đó, hay bạn có thể viết lại theo cách khác để “biến nó thành của mình”.

Độc giả tương tác thông qua các phản hồi

Nội dung không phải cách duy nhất để người đọc tương tác với bản tin. Nó có thể thu hút sự quan tâm của người đọc thông qua các cách khác. Ví dụ, chạy một cuộc thi về đặt tên cho các bản tin. Các phản hồi của độc giả có thể thu thập bằng hình thức liên kết web, hoặc phản hồi dựa vào nút like/dislike (thông qua 2 liên kết ở dưới) là cách tốt để biết được mọi người đánh giá bài gửi mới nhất của bạn như thế nào.

Kết luận

Để viết một bản tin email nội bộ hiệu quả, nó cần phải có nội dung thích hợp, đúng với mục tiêu của bạn, cùng với một định dạng nhất quán, một giọng điệu hấp dẫn. Bản tin email nội bộ khác với các email marketing. Hãy chứng minh và trả lời câu hỏi “tại sao” bạn muốn gửi những bản tin hấp dẫn.

Viết các bản tin không phải báo chí chính thống hay văn bản sáng tạo, nhưng khi bạn muốn cố gắng tương tác với với toàn bộ công ty, thì đây là việc mà bạn phải làm hàng tuần.

Theo GetResponse.